Cyfryzacja dokumentacji firmowej – czyli jak usprawnić funkcjonowanie firmy

Opóźnienia w księgowaniu faktur, powolny kontakt pomiędzy poszczególnymi działami i problemy z dokładnym rejestrowaniem czasu pracy – jeżeli te problemy pojawiają się w Twojej firmie, to znak, że musisz poważnie zastanowić się nad usprawnieniem przebiegu procesów wewnątrzfirmowych. Jak to zrobić? Odpowiedź jest prosta – digitalizując biznes! Co konkretnie kryje się pod pojęciem digitalizacji i w jaki sposób scyfryzować przedsiębiorstwo? Zapraszamy do lektury!

Przenieś firmę do sfery cyfrowej!

Czy wiesz, że możesz zarządzać firmą z każdego miejsca na ziemi? Niezależnie od wielkości firmy czy branży, w jakiej działasz – po scyfryzowaniu biznesu do zarządzania nim potrzebny będzie ci wyłącznie komputer i dostęp do internetu. Na cyfryzację przedsiębiorstwa składa się kilka bazowych elementów – po pierwsze wdrożenie systemu ERP, czyli systemu do zarządzania firmą. W ramach takiego systemu prowadzi się komunikację pomiędzy wszystkimi firmowymi działami. Za jego pośrednictwem możesz poznać aktualne moce przerobowe działów, ilość pracowników przebywających w miejscu pracy, a także komunikować się z zespołem.

Każdy produkt wytworzony bądź wprowadzony do firmowych zasobów zostaje wprowadzony również do systemu – dlatego w czasie rzeczywistym możesz również poznać takie dane jak wydajność działu czy stany magazynowe. System ERP znacznie ułatwia rozliczanie pracy kierowców, pracowników magazynowych, biurowych czy tych ze szczebla zarządzającego, co z kolei znacznie odciąża działy księgowości i HR. Taki system sporządzi również dla nas szereg raportów czy analiz bazując na danych o naszej firmie zgromadzonych w swoich zasobach. Takie rozwiązanie znacznie usprawnia działanie firmy, jednak możliwości, jakie daje digitalizacja, są o wiele szersze.

Postaw na faktury cyfrowe!

Kolejnym ciekawym rozwiązaniem jest digitalizacja dokumentów. W jej ramach wszystkie dotychczas wystawione i zaksięgowane faktury zostają przeniesione do strefy cyfrowej – wystarczy je zeskanować i wprowadzić do systemu. Nowe dokumenty wystawiamy już wyłącznie w wersji cyfrowej. Faktura cyfrowa jest dopuszczona przez polskie prawo i równoznaczna ze swoim papierowym odpowiednikiem. Dlaczego warto zrezygnować z faktur papierowych? Bo to oszczędność miejsca przeznaczonego na składowanie faktur i pieniędzy wydawanych na ich druk. Z drugiej z kolei strony. To także oszczędność czasu przeznaczanego na poszukiwanie zagubionych dokumentów. Dzięki digitalizacji dokumentów możemy je wprowadzić do opisywanego powyżej systemu i wyszukać je w łatwy sposób po wpisaniu daty, bądź nazwy kontrahenta. Warto więc wdrożyć opisywane w tym artykule rozwiązania automatyzujące, zanim zrobi to nasza konkurencja – prężniej działająca firma, zawsze lepiej radzi sobie na rynku!